Sarah Nordenjack är verksamhetsutvecklare med systemansvar hos Lejonfastigheter, fastighetsbolaget som äger och förvaltar fastigheter för offentlig verksamhet i Linköping kommun. Sarah har koll på det mesta kring utvecklingsprojekt relaterade till just IT. Johanna Fransson, managementkonsult på Propia, och Sarah har jobbat ihop i flera år, senast i samband med ett omfattande utvecklingsprojekt av ett fastighetssystem och tillhörande fastighetsdrift.

Vi tog oss ett snack med Sarah och Johanna för att prata lite mer om verksamhetsveckling i kombination med digitalisering och IT-utveckling.

Vad är viktigt att tänka på när man jobbar med IT-utveckling tycker du? Vilka är framgångsfaktorerna för en lyckad utveckling?
”Det är alltid väldigt viktigt att gå in i den här typen av arbeten med en tydlig behovsbild. Vilka behov är det som vi ska lösa? Vilka är verksamhetens behov egentligen? Om behovsbilden inte är tydlig så kommer det att bli problem senare, man behöver då backa och korrigera framtagna lösningar – det kostar tid och pengar, och nöter hårt på resurserna i projektet också.”

När behovsbilden är beskriven så översätts behoven till krav – vilka krav innebär våra behov på den nya/utvecklade lösningen? Kraven kan vara både icke-funktionella och funktionella. Även här är en framgångsfaktor att vara tydlig menar Johanna och Sarah. ”För olika personer kan ett krav betyda olika saker. Därför är det viktigt att beskriva varje krav väldigt tydligt och förståeligt för alla, både verksamheten och utvecklande organisation. Kraven måste gås igenom muntligt och löpande.”

”Jag tycker också att det är viktigt att vara en väldigt aktiv projektledare i den här typen av projekt – att vara ganska operativ i utformandet och genomförandet” säger Sarah. ”På så sätt blir man mer agil”.

Då kommer vi in på det här med agila projekt och arbetssätt. Det är ju något som varit i ropet ett tag. Vad är era tankar kring arbetssättet och vilka vinningar respektive utmaningar ser ni med det?
”Att jobba agilt ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp lärdomar under projektets gång. Att jobba mer agilt har blivit populärt i samband med att omvärlden idag är mycket mer lättrörlig” säger Johanna. ”I just IT-utvecklingsprojekt kan agila arbetssätt vara lockande eftersom det ger viss möjlighet till effektivitet. Projekt tenderar inte att bli lika ’framtunga’ – man har identifierat ett behov som behöver lösas men fastnar inte för länge i att detaljplanera utveckling och genomförande, man utgår ifrån att ta saker just stegvis och nyttja de klokheter man får med sig under projektets gång” säger Johanna och Sarah.

”När man jobbar agilt så måste man känna sig trygg i att vägen framåt inte alltid är helt tydlig, eller detaljerad. Start och slut är definierat men inte riktigt alla detaljer för att ta sig dit. Det måste man känna sig trygg i” säger Sarah. ”Man får luta sig mot behovet som ska lösas, och att det är tydligt. Sen handlar det inte om att det här är projekt som inte har några givna ramar alls” säger Johanna. ”Du har ju alltid en plan i grunden, en projektbudget och så vidare, men du är beredd på att detaljera varje delplan djupare och löpande under projektets gång”.

Att organisationen förstår att arbetet sker agilt är också viktigt menar Sarah och Johanna. ”Det är viktigt att styrgrupper, och projektmedlemmar naturligtvis, är med på att vi jobbar agilt. Den här typen av projekt kan ju skilja sig lite ifrån tidigare projekt som projektmedlemmarna arbetat i” säger Sarah.

Det kan också vara så att exakt hur vissa problem ska lösas, går inte alltid att svara på, i just den stunden när man får en sådan fråga. ”Man vet problemet som ska lösas, VAD:et, men kanske inte ännu det exakta och rätta HUR:et. Det är det man håller på att jobba fram i projektet” säger Sarah och Johanna.

”Att jobba agilt passar inte alla projekt. Men det går att göra en kombo, och tillämpa agila arbetssätt där det är lämpligt. Det har vi märkt har varit väldigt effektivt” säger Sarah och Johanna.

Finns det några förutsättningar som behöver vara på plats för att kunna jobba effektivt och agilt med IT-utveckling?
”Som sagt så tycker jag att du bör vara operativ som projektledare i dessa uppdrag” säger Sarah. ”Det handlar absolut inte om att detaljstyra på något vis, snarare att om man är för långt ifrån projektet så får man inte ’pulsen’ ifrån det, och märker då inte av behoven och kan vara flexibel på samma sätt” säger Sarah. ”Behöver exempelvis något krav i samband med utvecklingen ändras? Blir kravet för dyrt att verkställa? Vilken påverkan får det på projektbudgeten? Osv.”

”I den här typen av uppdrag fungerar det inte att lämna en kravlista till utvecklande organisation och sen inte höras vid förens om flera veckor. Jobbar man agilt måste man hela tiden vara beredd på att revidera” säger Sarah.

Sarah och Johanna jämför IT-utveckling med att bygga hus. ”Du kan ha en ritning som ser väldigt bra ut och där huset ser ut att uppfylla alla dina behov perfekt, men sen när du väl kommer till byggplatsen och ser den där väggen i verkligheten, då kan du inse att du behöver ett till fönster ändå.”

Slutligen, tillbaka till det här med framgångsfaktorer som vi började prata om. Vad är viktigt att tänka på vid den här typen av uppdrag och har ni några tips och råd, generellt och/eller specifikt kring projektledning?
”När det handlar om verksamhetsnära IT så är det väldigt viktigt att lyssna på verksamheten och kunna sätta sig in i deras vardag. Det är inte alltid det finns ett färdigt systembehov – man har ett behov eller ett problem i sin vardag som man vill få stöttning med” säger Sarah. ”Man måste kunna vara både ett öra och en mun mellan verksamheten och den utvecklande organisationen” säger Johanna. ”Man måste kunna prata båda språken, och hjälpa till att översätta emellan.”

Johanna och Sarah trycker på vikten av att jobba nära och ihop med verksamheten. ”Det är verksamheten som sitter på klokskapen” säger Johanna. ”Det är de som har behoven som ska lösas, och det är de som har möjlighet att göra de skarpa testerna sen när det är dags för det. Verksamheten känner till alla olika och möjliga användarfall som kan uppstå” säger Johanna och Sarah. ”Det är verksamheten du utvecklar lösningen för och som kan svara på om den är framgångsrik.”