Framtagande av ny organisation som säkerställer effektivitet
”Den gedigna översynen och involveringen av förvaltningarnas medarbetare gav oss bra förutsättningar att lyckas med implementeringen av den nya förvaltningen.”
– Kommunchef
Behov av en gemensam organisation
Kommunen var i behov av att förena flera förvaltningar till en gemensam förvaltning och en organisationsförändring behövde således genomföras. Propia stöttade kommunchef och ledningsgrupp i arbetet och genomförde en genomlysning av förvaltningarnas verksamheter för att därefter formulera en organisation för den nya förvaltningen.
En gedigen genomlysning skapar förutsättningar för en lyckad organisationsförändring
Som del i organisationsgenomlysningen genomfördes en kvalitativ- och kvantitativ nulägesanalys av förvaltningarnas verksamheter. Under analysen identifierades områden som var välfungerande respektive i behov av förbättring, parallellt som förvaltningarnas tjänster, arbetsprocesser, roller, kompetenser och arbetsuppgifter kartlades och analyserades. Arbetet användes för att formulera den nya förvaltningens organisationsstruktur och roller samt en huvudprocesskarta för förvaltningens arbetsprocesser.
Genomlysningen genomfördes i tätt samarbete med verksamhetens medarbetare och ledningsgrupp genom intervjuer och workshops. Flera medarbetare utbildades även i processledning för att få bra förutsättningar för att lyckas med förändringen. Totalt berördes ca 140 medarbetare av organisationsförändringen.
En gemensam organisation som säkerställde effektivitet
Med Propias hjälp och modell för organisationsutveckling samlades förvaltningarnas verksamheter i en och samma organisation. Den nya organisationen gav förutsättningar för effektivare arbetssätt tack vare ett tydliggörande av förvaltningens och avdelningarnas uppdrag ihop med en samordning av arbetsprocesserna inom förvaltningen.
Utmaning
Förena flera förvaltningar till en gemensam förvaltning och genomföra tillhörande organisationsförändring
Vårt tillvägagångssätt
Kartläggning och analys av förvaltningarnas organisation, ansvarsområden, tjänster, roller och arbetsprocesser och tillhörande identifiering av förbättringsområden
Propias modell och metod som användes kontinuerligt under uppdraget var:
Resultatet
Ny förvaltning och organisation som säkerställde gemensamma arbetssätt och effektivitet
Vill du veta mer?
Vill du veta mer om vår arbetsmodell och de utmaningar vi hjälpt till att lösa? Varmt välkommen att kontakta vår modellansvarig, Johanna Fransson Lindholm.
