I skrivande stund sitter jag i solstolen och känner mig nöjd med projektet att styra upp sommarställets verkstad. Jag njuter av sommarvärmen och tänker på nästa projekt som kommer ha mycket kortare startsträcka eftersom material och verktyg nu är sorterat och lättare att hitta. Jag inser att jag nog haft nytta av min bakgrund som konsult inom verksamhetsutveckling.

Initialt läge: Kan man komma längre bort från en lean verkstad?

Byggmaterial, skruv och verktyg är svåra att hitta och det tar onödig tid och tankeverksamhet från det kreativa i att bygga och skapa saker. Eftersom vi blir fler och fler som vill använda verkstaden behöver det bli lättare att lära sig hitta och använda verkstaden. Utöver det skaver det i verksamhetsutvecklarens själ att se sådan oordning.
Vi valde att utgå från 5S med målet att eliminera tiden för att leta upp verktyg. För att vi inte ska bli beroende av att en person håller ordning är det viktigt att vem som helst förstår hur ordningen ska vara.

Genomförandet: En droppe med ringar på vattnet.

Det som är fint med att ha semester är att kunna göra det som känns rätt just för stunden. Därför blev approachen att dela upp arbetet i små delar. För att kicka igång behövdes en quick-win, valet landade på en verktygsvägg. Utifrån mina erfarenheter som konsult är det de märkbara positiva förändringarna och delaktighet som ger projektet uppmärksamhet. Och mycket riktigt efter några timmars arbete vara merparten av alla verktyg upphängda på tavlan.
Citat från min morbror lite halvt stressad men nöjd efter att ha hunnit laga grästrimmern innan skiftjobbet på kvällen: “Så bra att man ser alla verktyg, och att man slipper röra runt i verktygslådorna, hade aldrig hunnit detta annars.”

Vanliga missuppfattningar om Lean

Lean är inte en metod eller ett arbetssätt, det är en ideologi – lean är enkelt och lätt förutsatt att vi applicerar det på en nivå som passar i sammanhanget. Principerna är enkla men att efterleva dem som organisation kan vara utmanande.
Vanligt att individen glöms bort – vi ska göra mer på samma tid eller mer med mindre resurser, det skapar stress att göra mer med mindre resurser. Många skyller då på Lean när det i många fall är förutsättningar som saknas. Att läsa The Toyota Way av Jeffrey K. Liker är en rekommendation för den som vill fördjupa sig.

Läge efteråt: Ordning ger utrymme för mer kreativitet och skapande

Ordning som gör att du hittar rätt verktyg på mindre än 10 sek jämfört med tidigare som innebar letande i minuter. Sparade minuter i all ära men den viktigaste vinsten är att vi nu och framåt har mer tid till att diskutera olika konstruktioner och lösningar utifrån de material och verktyg vi har istället för att lägga tiden på att fråga varandra om var alla grejer är, om de finns och sedan leta upp dem.
Mormor som har en egen hörna för trädgård: ”Det är helt otroligt att det har kunnat bli en så fin ordning i verkstaden. Många har hjälpt till och allt har märkts upp så nu går det lätt att hitta vad man söker. ?”

Jag skulle kunna göra många paralleller till större företag och en jag vill lyfta fram är tillgången till information och data. Vid enskilda beslut, hinner du inte leta efter skruv och mutter och räkna dem. För att ta bra beslut behöver skruv och mutter redan vara sorterade och tillgängliga för att ta rätt beslut om vilka skruvar som ska användas. Oavsett om det gäller konstruktionen av ett nytt staket eller en affärsmöjlighet är kännedom om vilka medel och verktyg som finns tillgängliga grundläggande för bra beslut och att kunna agera snabbt. Har vi korrekt information tillgänglig kan vi med säkerhet ta rätt beslut snabbt utan onödiga chansningar.

För att hålla ordningen över tid finns alla verktyg som behövs för att ändra på förvaringslösningarna och etiketter finns i verkstaden. Reglerna är enkla, den som ser behov av förändring får ändra förutsatt att; ändringen märks upp och samma sak får inte finnas på mer än ett ställe i verkstaden.
Nu ska jag fortsätta med sommarens 5S – Sola, Simma, Sjunga, Snickra och Spela musik.

Soliga hälsningar från Johan Hall